「電話の費用がなんとなく高い気がするが、どこを見直せばいいかわからない」。そんな声をよくいただきます。会社の電話コストを見直す観点を、通話料・設備・運用の手間の3つに分けて整理します。

電話のコストは、毎月当たり前のように支払っているため、内訳をじっくり見る機会が少ないものです。だからこそ、観点を分けて一つずつ確認すると、見直せる箇所が見つかりやすくなります。

観点1：通話料を見直す

まず確認したいのが、毎月の通話料です。どの拠点・どの部署で発信が多いのか、長電話が多いのかを把握すると、無駄が見えてきます。

拠点間の連絡が多い場合は、内線を活用することで通話料を抑えられることがあります。クラウドPBXでは、離れた拠点やスマートフォン同士でも内線として使えるため、こうした見直しがしやすくなります。たとえば、本社と営業所のあいだで毎日のように外線で連絡を取り合っている会社なら、その分を内線に置き換えるだけでも見直しの余地が見えてきます。

観点2：設備のコストを見直す

次に、電話のための設備にかかるコストです。社内に大きな交換機を置いている場合、その保守や更新に費用がかかっていることがあります。

クラウドPBXは、大きな装置を社内に持たない方式のため、設備にまつわるコストの考え方を整理しやすくなります。費用は構成によって変わるため、自社の使い方をもとに比べることが大切です。古い交換機を使い続けている場合、保守費用がじわじわとかさんでいたり、いずれ入れ替えが必要になったりすることもあるため、いまの設備の状態を一度確認します。

観点3：運用の手間を見直す

見落とされがちなのが、運用にかかる「手間」というコストです。設定変更のたびに業者に依頼している、担当者の負担が大きい、といった状況は見えにくい費用といえます。

クラウドPBXでは、サーバー側の運用や更新を事業者が担うため、社内の手間を軽くしやすくなります。「VoiceLine PBX クラウド版」では、通話録音やAI解析などのオプションも、ご契約に応じて必要なときに有効化できます。

たとえば、これまで席替えや人の入れ替わりのたびに業者へ内線の変更を依頼していた会社では、その都度の依頼や待ち時間も実は見えにくいコストになっています。担当者が画面上で設定を見直せるようになるだけでも、こうした手間の積み重ねを減らしやすくなります。日々の小さな作業時間も、一年を通して見ると無視できない負担になっていることが少なくありません。

見直しを始めるときのチェックポイント

3つの観点を確認したら、自社にとって優先度の高いものから手をつけます。着手前に、次の点を整理しておくと進めやすくなります。

  • 直近数か月の通話料の内訳を把握しているか
  • 設備の保守や更新にいくらかかっているか
  • 設定変更などにどれくらいの手間が発生しているか
  • 緊急通報やFAXの利用状況を確認してあるか

なお、よくある失敗は、コスト削減だけに目を向けて緊急通報やFAXの存在を忘れてしまうことです。クラウドPBXは緊急通報（110番・119番）やFAXに対応していないため、これらが必要な場合は別回線（固定電話・携帯など）を必ずご用意ください。

まとめ

電話コストの見直しは、通話料・設備・運用の手間という3つの観点で整理すると進めやすくなります。まずは直近の請求書を一枚開いて、どこに費用がかかっているかを眺めるところから始めてみてください。

関連記事